一、文件證明性質
我國外交部及各駐外館處辦理之文件證明業務，係應國內、外要證機關需要所作之配合行為，非屬強制性質，各要證機關均可本於權責、衡諸文件性質及用途，自行決定申請人應繳之文件種類及是否需經我外交部或駐外館處證明，故當事人應先向各要證機關詢明規定，倘文件須經本館之文件證明程序，則應由當事人自行向本館申辦。
本館辦理文件證明，係依國際慣例，就文件之形式效力予以證明，至文件內容及其實質效力及是否合於要證機關之申請要件，仍應由各要證機關審核後認定，非本館文件證明範圍。
二、文件證明之流程
A.國內做成之文件持往海地使用
我國做成之公、私文件正本併英譯文送地方法院公證或民間公證人驗證 → 中華民國外交部領事事務局驗證 → 中華民國駐海地大使館驗證 → 海地外交部驗證 → 海地要證機關查驗
B.海地做成之文件持往我國使用
海地做成之公、私文件正本送海地外交部驗證 → 經驗證之文件正本併英譯文或中譯文送中華民國駐海地大使館驗證 → 我國要證機關查驗
(倘我國要證機關要求文件應經我外交部領務局及地方法院複驗，仍請申請人於本館驗證後，送我外交部領務局及地方法院辦理複驗。)
※ 辦理文件證明應受領務轄區之規範，本館僅受理中華民國或海地共和國公、私文件之證明及驗證。
三、各類文件證明應備文件及規費
下表所述係指一般案件，倘因個案情節特殊，需另提具其他證明文件，敬請惠予配合。
A. 我僑民申請英、法文出生證明
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 中華民國護照正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 如出生證明需載明父母姓名，請檢附我國國民身分證(或戶籍謄本)之正本及影本(正本驗畢歸還)，另建議提供載有父母英文姓名之文件(如中華民國護照影本)。
※ 最近6個月內拍攝之白底彩色身分照片1張
※ 規費15美元
B. 驗證海地之出生證明
出生證明可由父或母任一方為申請人提出申請，倘出生者已成年，亦可由出生者自己提出申請。
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 經海地外交部條法司驗證之出生證明，其上載明之父母姓名須與父母護照登載之姓名相符
※ 被證明人父母之護照或身分證正本及影本(正本驗畢歸還)
※ 規費15美元
C. 授權書、委任書或其他書類之簽字證明
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 中華民國護照正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 授權書、委任書或其他書類之正本
※ 申請人請親至本館於領務秘書前簽字
※ 規費15美元
D. 認領同意書
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 認領人中華民國護照正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 被認領人經海地外交部驗證之出生證明正本 (驗畢歸還)
※ 被認領人生母經海地外交部驗證之單身證明正本 (驗畢歸還)
※ 被認領人生母之身分證件正本 (驗畢歸還)
※ 申請人生父母請親至本館於領務秘書前簽字
※ 規費15美元
E. 子女姓氏約定書
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 子女經海地外交部驗證之出生證明正本 (驗畢歸還)
※ 約定書兩造之護照或身分證正本 (驗畢歸還)
※ 約定書兩造請親至本館於領務秘書前簽字
※ 規費15美元
F. 海地各類學歷證明
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 申請人護照或身分證正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 經海地外交部驗證之各級學校學歷證件
※ 規費15美元
G. 各類翻譯本驗證
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 申請人護照或身分證正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 經海地外交部驗證之文件正本 (驗畢後由本館連綴於翻譯本)
※ 文件之英文或中文譯本
※ 規費30美元
H. 結婚證書驗證
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 夫妻雙方之護照或身分證正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 經海地外交部驗證之結婚證書正本及影本，證書上載明夫妻雙方姓名應與護照及身分證件上所載者相同
※ 規費15美元
I.死亡證明書驗證
死亡證明書應由亡者家屬提出申請
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 亡者及申請人之護照或身分證正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 經海地外交部驗證之死亡證明書正本及影本 (驗畢後由本館連綴於翻譯本)
※ 申請人為亡者家屬之證明文件
※ 規費15美元
J.複驗業經我外交部驗證之文件
送驗文件應先譯為英文後，送法院及我國外交部領事事務局驗證，再送本館複驗
※ 填寫文件證明申請書並由申請人親自簽名
※ 申請人護照或身分證正本及影本 (正本驗畢歸還)
※ 業經我國地方法院及外交部領事事務局驗證之文件正本及影本
※ 規費15美元
★ 上開各書類凡頁數在2頁以上，經我國或海地有關機關驗證者，均應蓋章騎縫，以示連續。
四、申請人無法親自送件之處理方式
本館不受理郵遞申請，申請案件應由申請人親自送件，倘無法親自送件，則請提供申請人身分證件影本，並依下列方式辦理：
A. 申請人應出具書面授權書，授權第三人代為辦理，該授權書應經海地公證人驗證簽名屬實及海地外交部條法司驗證，被授權人則應詳實填寫申請表中代理人資料部份，並提供身分證件正、影本。
B. 申請人倘已在台灣，則前述書面授權書應經台灣地方法院公證人驗證簽名屬實及外交部領事事務局複驗，被授權人亦應詳實填寫申請表中之代理人資料部份，並提供身份證件正、影本。
C. 申請人倘係未成年（未滿二十歲）由其父母代理時，免繳授權書, 惟須出示親屬關係文件（如經海國外交部或我外交部領事事務局驗證之出生證明）。
五、本館領務櫃台開放時間
週一至週五 8H-12H / 14H-17H
受理地點: 中華民國駐海地大使館
22 Rue Lucien Hubert, Morne Calvaire, Pétion-Ville, Haïti
TEL: (509) 3775 0109
六、其他事項
A. 處理時間：一般案件於受理後5個工作天核發，特別案件或需要查證者，依照查證時間長短而定，最長不超過2個月，文件須呈報外交部，或轉請其他相關機關查證者，最長不超過6個月。個別案件之確定發件時間，依照本館人員告知之時間為準。
B. 繳交速件處理費，可縮短一半作業時間，速件處理規費為所定收費額數50%。
C. 每份文件可要求加發影本，按件收取所定收費數額50%之規費。
D. 因請求人之請求停止職務之執行或可歸責請求人之理由致不能完成職務之執行，所繳費用不予退還。
E. 未附證明文件之原本或正本、請求之內容違反中華民國法令或為無效之法律行為、請求目的或文書內容顯然不法、不當或不符中華民國利益者，本館不予受理。
